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■仕事□ 効果的に伝える話し方


タイトル:効果的に伝える話し方
担当:国広 宜子
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こんにちは。
国広宜子です。


職場でのコミュニケーションに
悩んでおられる方って多いですよね。

仕事上のストレス要因の1位は「職場の人間関係」だそうです。



今回は職場の感情的なトラブルに関することというよりは、
実際のビジネスの際に役立つスキルをお伝えしたいと思います。


上司や同僚との関係が上手くいかなくなるきっかけって、
仕事上の小さなトラブルから、なんてことも多いですからね。



必要なタイミングを逃さずに「報告・連絡・相談」をするという
基本姿勢は忘れずにベースに置いていてくださいね。


その上で、どんな風に伝えると明確に誤解なく、
わかりやすく伝えられるかというポイントです。


まずは、何かを伝える際にはできるだけ自分の中で
「何がポイントなのか」
「最優先事項は何か」を考えてみましょう。


「伝えなければならないポイント」と
「自分が言いたいこと」は違っていることも多いです。


例えば、トラブルの報告をしなければならない時。

つい自分の言い訳や、
申し訳なさから来る謝罪を連発してしまいがちですが、
先に伝えるべきなのは客観的な現状報告だったりします。


また、起きたことを時系列にこと細かく話す癖がある人や、
目の前で起きた自分にとって印象的なことだけを
話してしまう人もいます。


トラブルの例で言えば、
トラブルの最初からこと細かく延々と説明したり、
そのトラブルで怒っている相手の怒り具合だけを話す
みたいなパターンです。


今、一番伝えなければいけないことを意識する習慣がつけば、
客観的に自分の仕事状況を見る視点が備わってきます。



・先にポイント
・それからその理由
・そして必要があれば具体例。

そんな順番で話をする習慣がつくと
わかりやすい話し方ができるでしょう。


例えば先ほどのトラブル例で言うと、こんな感じです。

・ポイント:「本日予定されていた納品が
       取引先に届いていないクレームがあったこと」

・理由:「理由は発注ミス」

・具体的事実:「急ぎ発注しても、納品は3日後になる」

・「申し訳ありません」

そして、指示を仰ぐという流れですね。


これを

「すみません。私のミスで本当に申し訳ないんですが、
取引先がとても怒っていらして、どうしましょうか。
発注の際に何度も確認をしたつもりだったのですが
本当にすみません。今度から気をつけます。」


これだと、報告された側は話のポイントがつかめず
指示の出しようがありません。


ビジネスのコミュニケーションは

「まず結論(ポイント)から」。


ここが守られていると、
自分の中での「仕事を俯瞰する視点」も育ちますし、
相手にもわかりやすい伝え方ができるようになります。


また、わかりにくい話し方をしてしまう最大の原因は
「そのことに対する自分の理解があやふやなこと」
だったりします。


自分がわかってないことは、相手にしっかり伝えられないですね。


ポイントは何だっけ?
そう考えることで、自分の中で整理ができる。
ポイントをつかむ姿勢が育ってくる。


そうしたら、「明確に伝えられる」自分になれる。

それは「○○さんって、仕事できるよね」と言われる秘訣です。


相手に「わかりやすく正しく」情報を伝える。
それが効果的な話し方と言えるのではないでしょうか。


そうそう。話の前には
「報告がありますが、今お時間を○分くらい宜しいでしょうか」
の声かけも忘れずにしてくださいね。


あなたのビジネスライフが
スムーズで心地よいものでありますように。



「こんな伝え方でいいのか不安。」
「やってみたけど上手くいかない。」

そんな方はお電話くださいね。
一緒に練習してみましょう。
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by exkokoro | 2010-11-01 12:48 | 仕事 | Comments(0)

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